close facebook google+ habr instagram linkedin arrow-right phone telegram twitter user vk youtube upload close menu-stroke search lock cart
advertrio dropdown exit facebook hamburger instagram itwakeup logo-color next prev sl telegram user youtube
Вендоры
docsvision directum тезис

СЭД

Электронный документооборот – это совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».


Все СЭД можно условно разделить по функционалу на группы:

системы делопроизводства
электронные архивы
workflow-системы
комплексные или ECM-системы.

На практике все современные системы СЭД, представленные на российском рынке являются комплексными ECM-системами. По заявлениям исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее трех из шести функций:

управление документами (выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов и т.д.);
совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
сканирование документов и управление образами бумажных документов;
управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

ПРЕИМУЩЕСТВА РЕШЕНИЯ

Экономия времени на согласование документов

Повышение исполнительской дисциплины

Повышение безопасности информации и документов

Снижение затрат

Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей

 

В результате внедрения Вы получаете платформу, которая обеспечивает совместную работу сотрудников предприятия от руководителей до исполнителей, совершенствует систему управления и повышает качество бизнес-процессов.

Одним из самых востребованных направлений являются системы, реализующие функции электронного архива. Все современные ECM системы поддерживают эту функцию.


ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

 Прием на хранение и сопутствующее формирование архивных дел. Это происходит путем передачи документации из других информационных систем, а также оцифровки и ввода в систему архивной документации;
 Управление документацией, хранящейся как в электронном виде, так и на бумажном носителе;
 Удобный и быстрый поиск по номенклатурам, атрибутам и по тексту документов и дел;
 Учет выдачи оригиналов документов и дел;
 Предоставление доступа к архивным материалам в электронном виде;

Также некоторые источники выделяют дополнительные возможности электронного архива:

управление web-контентом;
наличие систем сообщений, позволяющих пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.


КОГДА ВНЕДРЯТЬ

Большие площади, занятые под хранение документов;
Большие затраты времени на поиск и работу с документами;
Сохранность оригиналов документов и информации в них;
Обеспечение работы с актуальной версией документов;
Сложности при налоговых и аудиторских проверках;
Несанкционированный доступ к документам;
Одновременный доступ;
Нестабильная работа информационных систем;
Штрафы при не выполнении требований.

ЭФФЕКТ ОТ ВНЕДРЕНИЯ

Удобный и быстрый поиск архивных документов
Разгрузка БД
Единая база документации по регламентам вашей компании.
Сохранение историй изменения;
Возможность удаленного подключения к архиву
Высвобождение офисных площадей от накопившихся документов
Защита документов от безвозвратной утраты или повреждения
Четкое разграничение доступа к документам
Возможность одновременного обращения к документу любого количества уполномоченных пользователей

ОТВЕТЫ НА ПОПУЛЯРНЫЕ ВОПРОСЫ

СЭД- это сложно и дорого
В настоящее время существуют СЭД -системы различного класса и, соответственно, стоимости. Например - ТЕЗИС - демократичный выбор: срок внедрения 1-2 месяца, стоимость от несколько сотен тысяч рублей.

 

Длительный срок окупаемости
СЭД - системы приносят выгоду начиная с первого дня внедрения. Например, в компаниях со сложной распределенной структурой можно ускорить согласование договоров в 3-5раз и за счет этого повысить лояльность клиентов и увеличить объемы бизнеса.

 

Сложность обслуживания
СЭД - система, правильно настроенная и внедренная, не требует специфического обслуживания (за исключением стандартного бэкапа и т.д.).

 

 
 
Вендоры
docsvision directum тезис

Нужна консультация

Регистрация

Обработка персональных данных осуществляется в целях эффективного исполнения заказов, договоров и пр. в соответствии с «Политикой конфиденциальности персональных данных».

Войти

Войдите

Или зарегистрируйтесь, если у вас ещё нет аккаута.